Top-Tipps zum Veränderungsmanagement für eine erfolgreiche ERP-Implementierung

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Change Management nicht ernst zu nehmen, ist ein todsicherer Weg zum Scheitern der ERP-Implementierung. Erfahren Sie, wie CIOs und andere Führungskräfte es richtig machen und die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen können.

Schon die Auswahl des richtigen ERP System, das auch zur Firmengröße und Business Modell passt ist nicht einfach.

ERP bietet bedeutende Geschäftsvorteile – aber nur, wenn es auf breiter Basis angenommen wird. Und das bedeutet, dass CIOs und andere Führungskräfte den Menschen Priorität einräumen müssen.

“Gerade in der heutigen Cloud-Ära scheinen Personalfragen einer der – wenn nicht sogar der – wichtigste Faktor für den Erfolg einer ERP-Implementierung zu sein”.

In der Tat entscheidet der menschliche Faktor meistens über eine ERP-Implementierung.

Was ist Veränderungsmanagement?

Die Association of Change Management Professionals definiert Change Management als “die Praxis der Anwendung eines strukturierten Ansatzes für den Übergang einer Organisation von einem gegenwärtigen Zustand in einen zukünftigen Zustand, um den erwarteten Nutzen zu erzielen”.

Vereinfacht ausgedrückt, ist Änderungsmanagement das, was Führungskräfte, Manager und andere Personen tun, um Mitarbeiter vorzubereiten und ihnen dabei zu helfen, Dinge anders zu tun – wie z.B. ein neues ERP-System einzuführen – oder um sie bei Veränderungen wie organisatorischen Umstrukturierungen zu unterstützen.

Im Folgenden wird ein Blick darauf geworfen, warum Änderungsmanagement wichtig ist, und es werden sechs Schlüssel für den Einsatz von Änderungsmanagement für den Erfolg der ERP-Implementierung aufgezeigt.

1.     Dem Änderungsmanagement Priorität einräumen

Change Management – insbesondere für etwas so Großes wie eine ERP-Implementierung – geschieht nicht einfach so.

Eine ERP-Implementierung ist wahrhaftig eine transformatorische Veränderung, die nicht von selbst geschieht, noch geschieht sie ohne durch organisatorische Change-Management-Praktiken. Es gibt viele Interdependenzen, die strategischer geplant und gehandhabt werden müssen als eine typische Change-Management-Bemühung. Fehltritte können Zeit, finanzielle Ressourcen und Karrieren kosten.

Als Ergebnis solcher Fehltritte gaben mehr als die Hälfte (55%) der ERP-Projekte an, dass sie über dem Budget lagen, und zwei Drittel realisierten weniger als die Hälfte ihres erwarteten Nutzens, so die Forschungsergebnisse der Info-Tech-Forschungsgruppe.

Doch selbst wenn alles geplant, abgebildet und gut ausgeführt wird, wird ein ERP-Projekt scheitern, wenn die breite Masse es scheut.

“Change Management ist von entscheidender Bedeutung, denn wenn ein Unternehmenssystem implementiert wird, bedeutet das nicht, dass die Mitarbeiter es nutzen und sein Potenzial ausschöpfen. Wenn niemand das System nutzt, hat es keinen Sinn, es zu haben, daher ist die Einführung von entscheidender Bedeutung. 

2.     Sichern Sie die Übernahme durch die Führung.

Unternehmensleiter müssen proaktiv sein und sich an der Einführung des neuen ERP-Systems beteiligen, da sie die wichtigsten Vorkämpfer für Veränderungen sind.

“Der Wandel muss angeführt werden – die Bemühungen der Führungskräfte im Unternehmen tragen wesentlich dazu bei, die Veränderungs-Bemühungen zu unterstützen. Wenn dies fehlt, macht es die Aufgabe der Veränderung so viel schwieriger und leichter zu entgleisen.

Man geht davon aus, dass die Führungskräfte des Unternehmens aufeinander abgestimmt sind, weil das Projekt genehmigt wurde. Meiner Erfahrung nach durchdringen jedoch Führungskräfte, die Veränderungen vorantreiben, die gesamte Organisation, und ein einziger Abweichler kann die Anpassungsfähigkeit einer Organisation zum Entgleisen bringen.

Im Allgemeinen sollte jeder in der Organisation, der für die Durchführung der Änderung verantwortlich ist oder dessen Arbeitsplatz davon betroffen ist, von Anfang an an einem ERP-Projekt beteiligt sein.

Erkennen Sie, dass die Benutzer denken: Was springt für mich dabei heraus? 

3.     Auf Ängste und Bedenken der Mitarbeiter eingehen

Das Sprichwort mag sein, dass “Vertrautheit Verachtung hervorruft”, aber wenn es um Veränderungsmanagement geht, wäre ein wahres Sprichwort: “Vertrautheit ist tröstlich, auch wenn sie nicht gut funktioniert”. Mitarbeiter haben oft das Gefühl, dass sie über eine gewisse Sachkenntnis im aktuellen System verfügen. Und selbst wenn das bestehende ERP-System Umgehungslösungen erfordert, sind diese Probleme bekannt. Ein neues System erfordert neue Prozesse und Verhaltensweisen, und für vielbeschäftigte Mitarbeiter ist die Aussicht, Zeit mit dem Erlernen eines neuen Systems zu verbringen, das vielleicht nicht einmal so großartig ist, schwer zu verkaufen. Veränderer müssen diese Bedenken erkennen und sich mit ihnen befassen.

“Was Sie manchmal von ihnen verlangen, ist nicht nur neu, sondern sie sind jetzt Neulinge mit all dem fehlenden Prestige

Das Management muss sich darüber im Klaren sein, dass die Organisationsstruktur, die Maße und die Bezahlung möglicherweise ebenfalls geändert werden müssen, um ein neues ERP zu ermöglichen.

Projektleiter können damit beginnen, wirklich zu verstehen, wie die Mitarbeiter derzeit arbeiten und welche Veränderungen das neue ERP-System von ihnen verlangt. 

Dann können sie über die Vorteile des neuen ERP-Systems nachdenken und diese wirklich vermarkten.

“Besonders in der IT-Branche ist die Projektplanung oft auf die Technologie fixiert und unterschätzt die verhaltensbedingten und kulturellen Faktoren, die die Benutzerakzeptanz entgleisen oft. Unabhängig davon, ob das Änderungsmanagement projektspezifisch oder kontinuierlich ist, ist es wichtiger, den Wunsch nach Veränderung zu wecken, als spezifische Werkzeuge und Techniken anzuwenden.

Emotionale Intelligenz ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiches Veränderungsmanagement.

“Um Menschen zu Veränderungen zu bewegen, ist ein weicher, einfühlsamer Ansatz erforderlich, aber verwechseln Sie ‘weich’ nicht mit einfach. Den Teil des Wandels, der die Menschen betrifft, zu managen, gehört zu den härtesten Aufgaben, die es gibt, und es erfordert Komfort und Kompetenz im Umgang mit Unsicherheit, Zweideutigkeit und Konflikten. Hier hilft oft auch der Einsatz von professionellen Coaches.

4.     Berücksichtigen Sie frühere Erfolge und Misserfolge des Wandels

Change-Management-Strategien variieren je nach Geschäftszielen und -kultur.

Der Blick auf die Stärken und Schwächen der Organisation in Bezug auf die Veränderung Resilienz ist ein wichtiger Faktor beim Change Management. Welche anderen Veränderungen hat die Organisation überstanden? Wie sind Führungskräfte und Mitarbeiter damit gut umgegangen? Welche haben sie schlecht bewältigt? Was kann jeder aus diesen Lektionen lernen und auf die aktuelle ERP-Implementierung anwenden?

Die Geschichte der erfolgreichen Veränderungen der Organisation in der Vergangenheit wird einen großen Einfluss darauf haben, wie erfolgreich alle Veränderungsbemühungen sind. 

5.     Beste Praktiken anpassen

Für welche Strategie sich CIOs und andere Führungskräfte auch immer entscheiden, es ist wichtig, keinen allgemeinen Ansatz zu wählen.

Machen Sie das Änderungsmanagement nicht zu einer Reihe von generischen Best-Practice-Kommunikationen, Besprechungen und Projektprotokollen

Stattdessen können Führungskräfte eine maßgeschneiderte Strategie erstellen, wie jeder Beteiligte die Geschäftsziele unterstützen und Mitarbeiter an Bord holen kann.

6.     Erstellen eines Veränderungsfahrplans

Wie bei vielen komplexen Vorhaben gibt es auch beim Änderungsmanagement der ERP-Implementierung im wirklichen Leben keine sauber abgegrenzten Phasen. Dennoch ist es wichtig, einen Fahrplan zu erstellen.

Eine Roadmap kann dabei helfen, Änderungspunkte zu identifizieren, Erwartungen zu setzen und zu managen und eine Orientierungshilfe bieten. 

Zu diesem Zweck können Führungskräfte die folgende Roadmap als Ausgangspunkt verwenden:

  • Analyse der Interessengruppen. Stellen Sie sicher, dass alle Interessengruppen einbezogen werden.
  • Analyse des aktuellen Stands. Nehmen Sie sich Zeit, um zu dokumentieren, wie die Arbeit heute geleistet wird, d.h. schauen Sie sich die aktuellen Geschäftsprozesse an.
  • Zukünftiger Geschäftsprozess. Verstehen und dokumentieren Sie, wie die Arbeit nach der Implementierung durchgeführt wird.
  • Einchecken. Führen Sie in mehreren Abständen während des Projekts Bewertungen der Auswirkungen von Änderungen durch, z. B. nach dem Entwurf, den ersten Builds und den ersten Tests.
  • Identifizierung von Gelegenheiten. Nutzen Sie die Bewertung der Auswirkungen von Änderungen als Antrieb für die Schulung, Kommunikation und alle erforderlichen Änderungen der Richtlinien.

Wir beschäftigen uns al Berater bereits seit 20 Jahren mit der Einführung von ERP, CRM, CMS, Service Software, Fensterbausoftware, Kollaborationssoftware. Jedoch seit dem wir konsequent den Change Management Ansatz und spezielle Tools einsetzen haben wir eine um ein vielfaches höhere Erfolgsrate zu verzeichnen.

Klaus Knops

Klaus Knops

Klaus ist ein erfahrener Manager, CEO und Unternehmer mit über 30 Jahren in der Bauindustrie als Manager und Berater, er hat in Europa und Lateinamerika gelebt.

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